opis_wdrozenia_title

Jedna z najdynamiczniej rozwijających się firm na polskim rynku usług kurierskich, z udziałem rynkowym sięgającym 20%. Spółka tak wysoką pozycję zawdzięczała przede wszystkim procesowi ciągłych usprawnień w zakresie obsługi klienta, jakości dostaw i sprawności organizacyjnej. W 2014 Siódemka S. A została przejęta przez DPD. Wartość transakcji szacowana jest na 140 milionów EUR*.

*Puls Biznesu, 2014

Tło projektu – okoliczności wdrożenia

W latach 2003-2015 Alfa Projekt była strategicznym dostawcą rozwiązań IT dla spółki Siódemka S. A. W tym okresie wdrożyła od podstaw w organizacji Klienta kompleksowy system informatyczny, obejmujący zakresem funkcjonalnym wszystkie obszaru biznesowe organizacji: logistyczny, operacyjny i finansowy. System był przedmiotem ustawicznej pracy rozwojowej, był systematycznie wyposażany w nowe rozwiązania, w odpowiedzi na zmiany okoliczności rynkowych/konkurencyjnych, nowe wymagania ze strony Klientów, oraz zmiany strategii spółki.

Zakres funkcjonalny wdrożenia

Współpraca pomiędzy Alfa Projekt i Siódemka S. A miała charakter partnerstwa strategicznego, opartego na ścisłym kontrakcie SLA. W związku z dużą ilością realizowanych równolegle projektów, o różnym poziomie złożoności, dotyczących różnych obszarów biznesowych organizacji Klienta oraz stałym procesie utrzymania rozwijanego ustawicznie systemu, w celu zoptymalizowania procesów komunikacji projektowej obaj partnerzy zdecydowali o wyodrębnieniu w swojej strukturze organizacyjnej dedykowanej jednostki – działu projektowego, odpowiedzialnego za realizację wyznaczonych zadań na kolejnych odcinkach współpracy. Każdy projekt prowadzony był przez dedykowanego Project Managera, wyłanianego z obu organizacji, co pozwalało na podniesienie jakości przepływu informacji, terminowość wdrożeń i dobór najodpowiedniejszej metodologii projektowej, zależnej od złożoności przedsięwzięcia.

Najważniejsze wdrożenia:

2007 – Uruchomiliśmy dla Siódemki pierwszą aplikację online, która komunikowała nasz system bezpośrednio z końcowym użytkownikiem – czyli Nadawcą przesyłki. Nadawca dzięki niej mógł w sprawny sposób przekazywać wszystkie informacje na temat zlecenia podjęcia przesyłki bezpośrednio do systemu dyspozytorni, gdzie były one widoczne w czasie rzeczywistym, co pozwalało na sprawną weryfikację wykonalności zlecenia i rozdanie dyspozycji pracującym w terenie kurierom.

2008 – we współpracy z Klientem zaprojektowaliśmy i wdrożyli rozbudowany moduł rozliczeniowy
umożliwiający efektywne rozliczanie środków pozyskanych z przesyłek pobraniowych. Rozliczanie umożliwiało clearing zobowiązań i sprawny zwrot środków na konto Nadawcy, gwarantując bezpieczeństwo danych i pełną transparentność operacji. Moduł był przystosowany także do obsługi usług w której występowała trzecia strona procesu – Zleceniodawca (poza odbiorca i nadawcą przesyłki). Wdrożenie tego rozwiązania pozwoliło spółce na podniesienie konkurencyjności rynkowej, oferowało bowiem jej Klientom niespotykany dotychczas standard w zakresie usług pobraniowych, istotnych w przypadku działalności handlowej o dużym zasięgu. Dla spółki wdrożenie oznaczało także nowa perspektywę zarządzania finansami organizacji.

2008 – zaprojektowaliśmy i wdrożyli dla Siódemki pierwszy system klasy BI – Hurtownię Danych – wyposażona w interfejsy raportowe o dużych możliwościach konfiguracyjnych. Hurtownia danych jako centralne repozytorium informacji o każdym procesie przebiegającym w organizacji umożliwiała – za pośrednictwem zaawansowanych filtrów w panelu BI dostępnych kadrze zarządzającej – dostęp do danych analitycznych w formie zdefiniowanych raportów, wskazujących na zależności pomiędzy różnymi parametrami procesów. Szybki dostęp do danych analitycznych wydatnie usprawnił proces zarządzania spółką i pozwolił w perspektywie na podniesienie strategicznych wskaźników rozwoju organizacji, dzięki możliwości analizy wpływu na efektywność procesu czynników pozornie z nim niepowiązanych. Rozwiązanie BI wdrożone przez Alfę u Klienta umożliwiło mu oparcie strategii rozwoju spółki na bazie Karty Zrównoważonych wyników (Balanced Score Card).

2009 – zaprojektowaliśmy i uruchomili pierwszą aplikację na mobilne urządzenia, w które w ramach projektu wyposażeni zostali kurierzy. Urządzenia umożliwiały komunikacje z systemem centralnym spółki w czasie rzeczywistym, co otwierało nowe możliwości w obszarze optymalizacji pracy zespołów kurierskich, dane pozyskiwane przez system centralny w ten sposób mogły być analizowane i interpretowane na bieżąco, co stwarzało możliwości do budowy systemu wczesnego ostrzegania np.: w zakresie braku realizacji planu czy ryzyka nieterminowej realizacji priorytetowych zleceń. Brak opóźnień w otrzymywaniu danych stwarzał operatorom szanse podjęcia niezbędnych zmian organizacyjnych zmniejszających ryzyko niepowodzenia. Efektem wdrożenia tego rozwiązania było wydatne podniesienie efektywności operacyjnej zespołów kurierskich, za czym szła zmiana w postaci większego wolumenu realizowanych skutecznie usług.

2012 – Realizując nową strategię rynkową Siódemka uruchomiła ofertę usługową dla nowej grupy Klientów – przedsiębiorców z sektora MSP oraz branży e-commerce. Alfa Projekt jako partner w zakresie dostarczania rozwiązań IT zrealizowała dla spółki szereg równoległych projektów, skoncentrowanych na zaadaptowaniu posiadanego systemu informatycznego do nowych oczekiwań związanych z nowymi wymaganiami biznesowymi, wynikającymi ze specyfiki nowej grupy docelowej spółki.
Tak szeroki zakres integracji podnosił ryzyka przedsięwzięcia, wymagał jednoczesnej realizacji na każdym z opisanych frontów funkcjonalnych w celu nieprzerwanej pracy obu organizacji. Zlecenia wysłane przez Klientów z jednej firmy musiały bez przeszkód zapisywać się w dyspozytorni drugiej firmy, podlegać wycenie na podstawie cenników tej pierwszej i trafiać na urządzenia mobilne kurierów drugiej firmy, wszystkie dane o doręczeniach zrealizowanych przez kurierów z obu zespołów kurierskich musiały zasilać centralny moduł rozliczeniowy, w celu właściwego fakturowania wszystkich zleceniodawców.

Projekty te dotyczyły obszarów takich jak:

  • Nowe formy pozyskania Klientów – zupełnie nowa grupa docelowa, najczęściej prowadzący działalność gospodarczą online przedsiębiorcy (e-commerce), stad naturalnym środowiskiem do dystrybucji oferty handlowej spółki stała się sieć, a procesy pozyskiwania Klientów wiązały się z koniecznością integrowania systemów raportowych z realizowanych kampanii online z wewnętrznym systemem raportowym spółki, czy w przypadku dużych akcji mailingowych – z komunikowaniem raportów z systemem CRM (śledzenie historii kontaktu i dobór treści oferty na podstawie odnotowanych dotychczasowych zachowań użytkownika)
  • Nowe standardy usługowe – związane z innymi oczekiwaniami nowej grupy docelowej, wśród których wymienić należy: usprawnienie komunikacji na linii sprzedający – kupujący (np.: użyteczna aplikacja mobilna z systemem powiadomień o statusie realizacji usługi)
  • Nowe formy płatności – elastyczne modele rozliczeniowe za zamówione usługi, dedykowane e-commerce, takie jak płatności abonamentowe czy prepaid. Dotychczasowe aplikacje webowe oferowane przez firmę swoim Klientom były rozbudowane o moduły nowych form rozliczeń, co wiązało się z koniecznością adaptowania także systemu księgowego, raportowego oraz windykacyjnego.

Wśród zrealizowanych projektów wymienić należy:

  • Kompleksowe wdrożenie nowej platformy wysyłkowej online, dedykowanej Klientom indywidualnym (7 Internet Shipping), która po szybkiej rejestracji online umożliwiała użytkownikom wykonanie wszystkich czynności związanych z przygotowaniem przesyłki z poziomu przeglądarki, pełną kontrolę nad realizacją (wskazanie lokalizacji wielu przesyłek i system alertów) czy rozliczenia (według wybranego modelu: płatności fvat online, zasilenie konta przedpłaty, opłata abonamentu)
  • Wdrożenie rozwiązania pozwalającego Klientom na nadawanie i odbiory przesyłek w punktach sieci nadawczo odbiorczej (Service Point). Wiązało się to z uruchomieniem nowych cenników usługowych i wsparciem nowego procesu logistycznego, w którym nie występowały dotychczasowe statusy takie jak Zlecenie, Odbiór przez kuriera.
  • Wdrożenie Mobilnego systemu Kurierskiego i skomunikowanie go z ponad 2300 urządzeń kurierskich, w celu podniesienia efektywności pracy zespołów kurierskich przy rosnącej liczbie indywidualnych zleceń podjęcia przesyłek z rozproszonych lokalizacji

Poznaj inne wdrożenia zrealizowane
przez zespół Alfa Projekt



Jedna z najdynamiczniej rozwijających się firm na polskim rynku usług kurierskich, z udziałem rynkowym sięgającym 20%. Spółka tak wysoką pozycję zawdzięczała przede wszystkim procesowi ciągłych usprawnień w zakresie obsługi klienta, jakości dostaw i sprawności organizacyjnej. W 2014 Siódemka S. A została przejęta przez DPD. Wartość transakcji szacowana jest na 140 milionów EUR*.

*Puls Biznesu, 2014

W latach 2003-2015 Alfa Projekt była strategicznym dostawcą rozwiązań IT dla spółki Siódemka S. A. W tym okresie wdrożyła od podstaw w organizacji Klienta kompleksowy system informatyczny, obejmujący zakresem funkcjonalnym wszystkie obszaru biznesowe organizacji: logistyczny, operacyjny i finansowy. System był przedmiotem ustawicznej pracy rozwojowej, był systematycznie wyposażany w nowe rozwiązania, w odpowiedzi na zmiany okoliczności rynkowych/konkurencyjnych, nowe wymagania ze strony Klientów, oraz zmiany strategii spółki.

Współpraca pomiędzy Alfa Projekt i Siódemka S. A miała charakter partnerstwa strategicznego, opartego na ścisłym kontrakcie SLA. W związku z dużą ilością realizowanych równolegle projektów, o różnym poziomie złożoności, dotyczących różnych obszarów biznesowych organizacji Klienta oraz stałym procesie utrzymania rozwijanego ustawicznie systemu, w celu zoptymalizowania procesów komunikacji projektowej obaj partnerzy zdecydowali o wyodrębnieniu w swojej strukturze organizacyjnej dedykowanej jednostki – działu projektowego, odpowiedzialnego za realizację wyznaczonych zadań na kolejnych odcinkach współpracy. Każdy projekt prowadzony był przez dedykowanego Project Managera, wyłanianego z obu organizacji, co pozwalało na podniesienie jakości przepływu informacji, terminowość wdrożeń i dobór najodpowiedniejszej metodologii projektowej, zależnej od złożoności przedsięwzięcia.

2007 – Uruchomiliśmy dla Siódemki pierwszą aplikację online, która komunikowała nasz system bezpośrednio z końcowym użytkownikiem – czyli Nadawcą przesyłki. Nadawca dzięki niej mógł w sprawny sposób przekazywać wszystkie informacje na temat zlecenia podjęcia przesyłki bezpośrednio do systemu dyspozytorni, gdzie były one widoczne w czasie rzeczywistym, co pozwalało na sprawną weryfikację wykonalności zlecenia i rozdanie dyspozycji pracującym w terenie kurierom.

2008 – we współpracy z Klientem zaprojektowaliśmy i wdrożyli rozbudowany moduł rozliczeniowy
umożliwiający efektywne rozliczanie środków pozyskanych z przesyłek pobraniowych. Rozliczanie umożliwiało clearing zobowiązań i sprawny zwrot środków na konto Nadawcy, gwarantując bezpieczeństwo danych i pełną transparentność operacji. Moduł był przystosowany także do obsługi usług w której występowała trzecia strona procesu – Zleceniodawca (poza odbiorca i nadawcą przesyłki). Wdrożenie tego rozwiązania pozwoliło spółce na podniesienie konkurencyjności rynkowej, oferowało bowiem jej Klientom niespotykany dotychczas standard w zakresie usług pobraniowych, istotnych w przypadku działalności handlowej o dużym zasięgu. Dla spółki wdrożenie oznaczało także nowa perspektywę zarządzania finansami organizacji.

2008 – zaprojektowaliśmy i wdrożyli dla Siódemki pierwszy system klasy BI – Hurtownię Danych – wyposażona w interfejsy raportowe o dużych możliwościach konfiguracyjnych. Hurtownia danych jako centralne repozytorium informacji o każdym procesie przebiegającym w organizacji umożliwiała – za pośrednictwem zaawansowanych filtrów w panelu BI dostępnych kadrze zarządzającej – dostęp do danych analitycznych w formie zdefiniowanych raportów, wskazujących na zależności pomiędzy różnymi parametrami procesów. Szybki dostęp do danych analitycznych wydatnie usprawnił proces zarządzania spółką i pozwolił w perspektywie na podniesienie strategicznych wskaźników rozwoju organizacji, dzięki możliwości analizy wpływu na efektywność procesu czynników pozornie z nim niepowiązanych. Rozwiązanie BI wdrożone przez Alfę u Klienta umożliwiło mu oparcie strategii rozwoju spółki na bazie Karty Zrównoważonych wyników (Balanced Score Card).

2009 – zaprojektowaliśmy i uruchomili pierwszą aplikację na mobilne urządzenia, w które w ramach projektu wyposażeni zostali kurierzy. Urządzenia umożliwiały komunikacje z systemem centralnym spółki w czasie rzeczywistym, co otwierało nowe możliwości w obszarze optymalizacji pracy zespołów kurierskich, dane pozyskiwane przez system centralny w ten sposób mogły być analizowane i interpretowane na bieżąco, co stwarzało możliwości do budowy systemu wczesnego ostrzegania np.: w zakresie braku realizacji planu czy ryzyka nieterminowej realizacji priorytetowych zleceń. Brak opóźnień w otrzymywaniu danych stwarzał operatorom szanse podjęcia niezbędnych zmian organizacyjnych zmniejszających ryzyko niepowodzenia. Efektem wdrożenia tego rozwiązania było wydatne podniesienie efektywności operacyjnej zespołów kurierskich, za czym szła zmiana w postaci większego wolumenu realizowanych skutecznie usług.

2012 – Realizując nową strategię rynkową Siódemka uruchomiła ofertę usługową dla nowej grupy Klientów – przedsiębiorców z sektora MSP oraz branży e-commerce. Alfa Projekt jako partner w zakresie dostarczania rozwiązań IT zrealizowała dla spółki szereg równoległych projektów, skoncentrowanych na zaadaptowaniu posiadanego systemu informatycznego do nowych oczekiwań związanych z nowymi wymaganiami biznesowymi, wynikającymi ze specyfiki nowej grupy docelowej spółki.
Tak szeroki zakres integracji podnosił ryzyka przedsięwzięcia, wymagał jednoczesnej realizacji na każdym z opisanych frontów funkcjonalnych w celu nieprzerwanej pracy obu organizacji. Zlecenia wysłane przez Klientów z jednej firmy musiały bez przeszkód zapisywać się w dyspozytorni drugiej firmy, podlegać wycenie na podstawie cenników tej pierwszej i trafiać na urządzenia mobilne kurierów drugiej firmy, wszystkie dane o doręczeniach zrealizowanych przez kurierów z obu zespołów kurierskich musiały zasilać centralny moduł rozliczeniowy, w celu właściwego fakturowania wszystkich zleceniodawców.

Projekty te dotyczyły obszarów takich jak:

  • Nowe formy pozyskania Klientów – zupełnie nowa grupa docelowa, najczęściej prowadzący działalność gospodarczą online przedsiębiorcy (e-commerce), stad naturalnym środowiskiem do dystrybucji oferty handlowej spółki stała się sieć, a procesy pozyskiwania Klientów wiązały się z koniecznością integrowania systemów raportowych z realizowanych kampanii online z wewnętrznym systemem raportowym spółki, czy w przypadku dużych akcji mailingowych – z komunikowaniem raportów z systemem CRM (śledzenie historii kontaktu i dobór treści oferty na podstawie odnotowanych dotychczasowych zachowań użytkownika)
  • Nowe standardy usługowe – związane z innymi oczekiwaniami nowej grupy docelowej, wśród których wymienić należy: usprawnienie komunikacji na linii sprzedający – kupujący (np.: użyteczna aplikacja mobilna z systemem powiadomień o statusie realizacji usługi)
  • Nowe formy płatności – elastyczne modele rozliczeniowe za zamówione usługi, dedykowane e-commerce, takie jak płatności abonamentowe czy prepaid. Dotychczasowe aplikacje webowe oferowane przez firmę swoim Klientom były rozbudowane o moduły nowych form rozliczeń, co wiązało się z koniecznością adaptowania także systemu księgowego, raportowego oraz windykacyjnego.

Wśród zrealizowanych projektów wymienić należy:

  • Kompleksowe wdrożenie nowej platformy wysyłkowej online, dedykowanej Klientom indywidualnym (7 Internet Shipping), która po szybkiej rejestracji online umożliwiała użytkownikom wykonanie wszystkich czynności związanych z przygotowaniem przesyłki z poziomu przeglądarki, pełną kontrolę nad realizacją (wskazanie lokalizacji wielu przesyłek i system alertów) czy rozliczenia (według wybranego modelu: płatności fvat online, zasilenie konta przedpłaty, opłata abonamentu)
  • Wdrożenie rozwiązania pozwalającego Klientom na nadawanie i odbiory przesyłek w punktach sieci nadawczo odbiorczej (Service Point). Wiązało się to z uruchomieniem nowych cenników usługowych i wsparciem nowego procesu logistycznego, w którym nie występowały dotychczasowe statusy takie jak Zlecenie, Odbiór przez kuriera.
  • Wdrożenie Mobilnego systemu Kurierskiego i skomunikowanie go z ponad 2300 urządzeń kurierskich, w celu podniesienia efektywności pracy zespołów kurierskich przy rosnącej liczbie indywidualnych zleceń podjęcia przesyłek z rozproszonych lokalizacji