opis_wdrozenia_title

FedEx to największa na świecie firma kurierska, zapewniająca szybkie i niezawodne dostawy w przeszło 220 krajach. Jest obecna na polskim rynku od 1989 r. oferując usługi w spedycji międzynarodowej. Realizując strategię rozwoju sieci usługowej w regionie środkowej Europy, w 2012 roku spółka przejęła Opek Sp. z o.o, rozbudowując w ten sposób ogólnopolską sieć spedycyjną o 44 nowe oddziały lokalne, nowe zautomatyzowane centrum dystrybucyjne oraz centrale przeładunkowe. W tym samym roku firma otworzyła 26 nowych oddziałów we Francji, Niemczech, Włoszech, Holandii, Irlandii Północnej i Szwecji. Aktualnie spółka sprawnie realizuje strategię otwarcia na Klientów z segmentu e-commerce, rozbudowując w tym zakresie infrastrukturę narzędziową oraz optymalizując procesy obsługi Klienta.

Tło projektu – okoliczności wdrożenia

W 2014 roku spółka Fedex na drodze rozwoju funkcjonalnego swojej infrastruktury informatycznej napotkała ograniczenia o charakterze licencyjnym. Architektura dotychczas wykorzystywanego przez firmę systemu okazała się nie w pełni dostosowana do zakładanych w ramach przyjętej strategii celów biznesowych, dlatego spółka podjęła działania w zakresie rozpoznania możliwości zmiany systemu.

Kryteria wyboru dostawcy systemu

Warunkiem stawianym potencjalnym dostawcom – związanym z założeniem o utrzymaniu wszystkich procesów organizacyjnych w ruchu – było przeprowadzenie wdrożenia obejmującego zastąpienie dotychczasowych rozwiązań IT nowymi w bardzo krótkim czasie, w sposób, niezagrażający ciągłości procesów przebiegających w obszarach obsługi Klienta i logistyki.

Alfa Projekt jako firma dysponująca w ofercie gotowymi i sprawdzonymi w praktyce i przygotowanymi do szybkiej implementacji modułami systemowymi które odpowiadały funkcjonalnie wymaganiom firmy została zaproszona do rozmów. Istotnym argumentem było tutaj także to, że Alfa posiadała udokumentowane wyniki niezawodności oraz wydajności swoich rozwiązań. Firmy Zespół analityków biznesowych Alfa Projekt w ramach przyspieszonego cyku warsztatów z zespołem Klienta opracował szczegółowy plan wdrożenia obejmujący harmonogram działań, który spotkał się z akceptacją drugiej strony.

Przebieg procesu wdrożeniowego

Plan zakładał przygotowanie równoległego, stabilnego środowiska systemowego, w którym instalowane były zintegrowane moduły, odpowiedzialne za wsparcie wybranych procesów: Przyjęcie zlecenia od Klienta firmy/nadawcy oraz obsługę tego zlecenia (dyspozytornia). Moduły zostały zaadaptowane do formatu danych które obowiązywały u Klienta i przygotowane do przejęcia ruchu.

Dzięki dużemu zaangażowaniu Klienta w proces przygotowania projektu i przebiegającej bardzo sprawnie współpracy obu zespołów zmiana systemu mogła odbyć się z dnia na dzień – po zatrzymaniu procesów po stronie Klienta jednego dnia, ruszyły one ponownie we wszystkich oddziałach terenowych Klienta pracując już na nowej infrastrukturze dnia następnego.

Zakres funkcjonalny wdrożenia

2014 – Etap 1: wdrożenie iKlienta oraz powiązanych modułów logistycznych
Zakres wdrożonego systemu obejmował:

  • Moduł iKlienta – stanowiący webową aplikację Kliencką, umożliwiającą Nadawcom wykonanie wszystkich czynności związanych z procesem nadawania przesyłek, takich jak:
    – przygotowanie listów przewozowych, dostosowanych do wszystkich standardów usług z oferty Klienta
    – wybór usług dodatkowych z oferty
    – wycenę kosztów usługi
    – zamówienie kuriera – wysłanie zlecenia podjęcia przesyłek spod wskazanego adresu o określonej godzinie (wykonalność zlecenia weryfikowana automatycznie)
  • Dyzpozytornię – moduł służący usprawnieniu obsługi bieżących zgłoszeń odbioru przesyłek od Klienta, kolejkujący zgłoszenia w zdefiniowany sposób, pozwalający operatorowi na pełną weryfikację danych zgłoszenia i kontrolę jego wykonalności
  • Rozliczenia – moduł pozwalający na sprawne rozliczeni Klientów firmy za zamówione przez nich usługi w modelu odroczonej płatności (faktura zbiorcza wystawiana w zmiennym cyklu rozliczeniowym oraz szczegółowe zestawienie zamówionych usług)
  • Moduł trackingowy – wykonany na podstawie gruntownej analizy procesów logistycznych w organizacji Klienta, umożliwiający tak Nadawcom jak i Odbiorcom dostęp do pełnej informacji o statusie realizacji każdej zamówionej usługi

2015 – Etap 2: wdrożenie Mobilnego Systemu Kurierskiego

Kontynuacją procesu informatycznego wsparcia procesów w organizacji Klienta było wdrożenie Mobilnego Systemu Kurierskiego – platformy mobilnej komunikującej przenośne urządzenia kurierskie z systemem centralnym firmy.

  • Grupowania zleceń Klientów pod kątem ich lokalizacji
  • Automatycznej weryfikacji dostępności Kuriera/wykonalności zlecenia w oczekiwanym czasie
  • Automatycznej weryfikacji wykonalności zlecenia ad-hoc
  • Bieżącej kontroli stopnia realizacji planów doręczeniowych per kurier

Mobilny system kurierski został zintegrowany z 1450 urządzeniami kurierskimi, komunikującymi się z systemem firmy w czasie rzeczywistym. Proces konfiguracji i uruchomienia produkcyjnego urządzeń we wszystkich oddziałach terenowych firmy zajął 3 miesiące.

Biznesowy efekt wdrożenia

Pierwszy etap wdrożenia obejmujący sprawną implementację kompleksowego rozwiązania logistycznego przyniósł wymierny efekt w postaci podniesienia efektywności obsługi zleceń Klienckich, zastosowanie zaawansowanego narzędzia nadawczego udostępnianego Klientom firmy stało się dla niej ważnym argumentem w rozmowach handlowych z potencjalnymi partnerami. Barier rozwojowa systemu IT w firmie została definitywnie usunięta, w związku z modułowa budową zastosowanego systemu oraz jego skalowalnością, a więc zdolnością dalszej rozbudowy z zachowaniem wydajności w miarę wzrostu skali działalności operacyjnej firmy.

Wdrożenie drugiego etapu pozwoliło na wydatne podniesienie efektywności działań operacyjnych zespołów kurierskich w terenie, podniesienie wskaźnika terminowości i doręczalności przesyłek. Poprawiło także jakość kontroli nad przebiegiem procesów, także w czasie rzeczywistym.

Poznaj inne wdrożenia zrealizowane
przez zespół Alfa Projekt



FedEx to największa na świecie firma kurierska, zapewniająca szybkie i niezawodne dostawy w przeszło 220 krajach. Jest obecna na polskim rynku od 1989 r. oferując usługi w spedycji międzynarodowej. Realizując strategię rozwoju sieci usługowej w regionie środkowej Europy, w 2012 roku spółka przejęła Opek Sp. z o.o, rozbudowując w ten sposób ogólnopolską sieć spedycyjną o 44 nowe oddziały lokalne, nowe zautomatyzowane centrum dystrybucyjne oraz centrale przeładunkowe. W tym samym roku firma otworzyła 26 nowych oddziałów we Francji, Niemczech, Włoszech, Holandii, Irlandii Północnej i Szwecji. Aktualnie spółka sprawnie realizuje strategię otwarcia na Klientów z segmentu e-commerce, rozbudowując w tym zakresie infrastrukturę narzędziową oraz optymalizując procesy obsługi Klienta.

W 2014 roku spółka Fedex na drodze rozwoju funkcjonalnego swojej infrastruktury informatycznej napotkała ograniczenia o charakterze licencyjnym. Architektura dotychczas wykorzystywanego przez firmę systemu okazała się nie w pełni dostosowana do zakładanych w ramach przyjętej strategii celów biznesowych, dlatego spółka podjęła działania w zakresie rozpoznania możliwości zmiany systemu.

Warunkiem stawianym potencjalnym dostawcom – związanym z założeniem o utrzymaniu wszystkich procesów organizacyjnych w ruchu – było przeprowadzenie wdrożenia obejmującego zastąpienie dotychczasowych rozwiązań IT nowymi w bardzo krótkim czasie, w sposób, niezagrażający ciągłości procesów przebiegających w obszarach obsługi Klienta i logistyki.

Alfa Projekt jako firma dysponująca w ofercie gotowymi i sprawdzonymi w praktyce i przygotowanymi do szybkiej implementacji modułami systemowymi które odpowiadały funkcjonalnie wymaganiom firmy została zaproszona do rozmów. Istotnym argumentem było tutaj także to, że Alfa posiadała udokumentowane wyniki niezawodności oraz wydajności swoich rozwiązań. Firmy Zespół analityków biznesowych Alfa Projekt w ramach przyspieszonego cyku warsztatów z zespołem Klienta opracował szczegółowy plan wdrożenia obejmujący harmonogram działań, który spotkał się z akceptacją drugiej strony.

Plan zakładał przygotowanie równoległego, stabilnego środowiska systemowego, w którym instalowane były zintegrowane moduły, odpowiedzialne za wsparcie wybranych procesów: Przyjęcie zlecenia od Klienta firmy/nadawcy oraz obsługę tego zlecenia (dyspozytornia). Moduły zostały zaadaptowane do formatu danych które obowiązywały u Klienta i przygotowane do przejęcia ruchu.

Dzięki dużemu zaangażowaniu Klienta w proces przygotowania projektu i przebiegającej bardzo sprawnie współpracy obu zespołów zmiana systemu mogła odbyć się z dnia na dzień – po zatrzymaniu procesów po stronie Klienta jednego dnia, ruszyły one ponownie we wszystkich oddziałach terenowych Klienta pracując już na nowej infrastrukturze dnia następnego.

2014 – Etap 1: wdrożenie iKlienta oraz powiązanych modułów logistycznych
Zakres wdrożonego systemu obejmował:

  • Moduł iKlienta – stanowiący webową aplikację Kliencką, umożliwiającą Nadawcom wykonanie wszystkich czynności związanych z procesem nadawania przesyłek, takich jak:
    – przygotowanie listów przewozowych, dostosowanych do wszystkich standardów usług z oferty Klienta
    – wybór usług dodatkowych z oferty
    – wycenę kosztów usługi
    – zamówienie kuriera – wysłanie zlecenia podjęcia przesyłek spod wskazanego adresu o określonej godzinie (wykonalność zlecenia weryfikowana automatycznie)
  • Dyzpozytornię – moduł służący usprawnieniu obsługi bieżących zgłoszeń odbioru przesyłek od Klienta, kolejkujący zgłoszenia w zdefiniowany sposób, pozwalający operatorowi na pełną weryfikację danych zgłoszenia i kontrolę jego wykonalności
  • Rozliczenia – moduł pozwalający na sprawne rozliczeni Klientów firmy za zamówione przez nich usługi w modelu odroczonej płatności (faktura zbiorcza wystawiana w zmiennym cyklu rozliczeniowym oraz szczegółowe zestawienie zamówionych usług)
  • Moduł trackingowy – wykonany na podstawie gruntownej analizy procesów logistycznych w organizacji Klienta, umożliwiający tak Nadawcom jak i Odbiorcom dostęp do pełnej informacji o statusie realizacji każdej zamówionej usługi

2015 – Etap 2: wdrożenie Mobilnego Systemu Kurierskiego

Kontynuacją procesu informatycznego wsparcia procesów w organizacji Klienta było wdrożenie Mobilnego Systemu Kurierskiego – platformy mobilnej komunikującej przenośne urządzenia kurierskie z systemem centralnym firmy.

  • Grupowania zleceń Klientów pod kątem ich lokalizacji
  • Automatycznej weryfikacji dostępności Kuriera/wykonalności zlecenia w oczekiwanym czasie
  • Automatycznej weryfikacji wykonalności zlecenia ad-hoc
  • Bieżącej kontroli stopnia realizacji planów doręczeniowych per kurier

Mobilny system kurierski został zintegrowany z 1450 urządzeniami kurierskimi, komunikującymi się z systemem firmy w czasie rzeczywistym. Proces konfiguracji i uruchomienia produkcyjnego urządzeń we wszystkich oddziałach terenowych firmy zajął 3 miesiące.

Pierwszy etap wdrożenia obejmujący sprawną implementację kompleksowego rozwiązania logistycznego przyniósł wymierny efekt w postaci podniesienia efektywności obsługi zleceń Klienckich, zastosowanie zaawansowanego narzędzia nadawczego udostępnianego Klientom firmy stało się dla niej ważnym argumentem w rozmowach handlowych z potencjalnymi partnerami. Barier rozwojowa systemu IT w firmie została definitywnie usunięta, w związku z modułowa budową zastosowanego systemu oraz jego skalowalnością, a więc zdolnością dalszej rozbudowy z zachowaniem wydajności w miarę wzrostu skali działalności operacyjnej firmy.

Wdrożenie drugiego etapu pozwoliło na wydatne podniesienie efektywności działań operacyjnych zespołów kurierskich w terenie, podniesienie wskaźnika terminowości i doręczalności przesyłek. Poprawiło także jakość kontroli nad przebiegiem procesów, także w czasie rzeczywistym.