opis_wdrozenia_title

DPD Polska jest częścią DPD group, drugiej pod względem wielkości międzynarodowej sieci kurierskiej w Europie. Firma rozpoczęła działalność na polskim rynku w 2002 roku, kiedy spółka Masterlink Express została przedstawicielem DPD, dzięki czemu zyskała dostęp do sieci obejmującej ponad 30 krajów Europy. Dzięki przejęciu Air Cargo Poland w tym samym roku spółka poszerzyła wachlarz usług o działalność celną i spedycyjną – lotniczą, morską i drogową. W 2014 r. DPD Polska zrealizowała transakcję zakupu firmy kurierskiej Siódemka S.A., po której stała się wiodącą firmą na polskim rynku usług kurierskich. Grupa kapitałowa DPD Polska obejmuje firmę kurierską DPD, firmę DPD Strefa Paczki, której oferta przeznaczona jest dla klientów indywidualnych oraz agencję celną Air Cargo Poland. Spółka zatrudnia obecnie ponad 6 tys. kurierów.

Tło projektu – okoliczności wdrożenia

Przejęcie spółki Siódemka S. A przez DPD Polska przyniosło ze sobą ogromne technologiczne wyzwanie. Obie spółki realizowały co prawda podobne procesy operacyjne, ale przepływy tych procesów były od siebie zasadniczo różne. Ponadto były one wspierane przez dwa niezależne systemy informatyczne, oparte na różnych technologiach. W związku ze strategiczną decyzją o pełnym połączeniu obu spółek – także operacyjnym – oba systemy IT musiały zostać ze sobą w pełni zintegrowane, w celu sprawnej wymiany wszystkich danych operacyjnych (realizacja usług), finansowych (rozliczenia z Klientami obu spółek) oraz biznesowych (kontrakty i oferty).

Kryteria wyboru dostawcy systemu

Alfa Projekt jako wieloletni partner i strategiczny dostawca rozwiązań IT dla Siódemki, odpowiedzialnym za rozwój infrastruktury spółki w naturalny sposób stała się odpowiedzialna za realizację procesu integracji. Analitycy biznesowi i architekci systemu Alfa Projekt znający doskonale mapy procesów wewnętrznych i zastosowane w systemie rozwiązania wymiany danych byli w stanie w sposób sprawny przygotować kompletną dokumentację techniczną, zmapować procesy przebiegające po drugiej stronie i na podstawie ich porównania określić odcinki o największym ryzyku, zdefiniować potencjalne problemy i zaprojektować ich rozwiązania. Opracowana w ten sposób dokumentacja analityczna została skonfrontowana z wymaganiami biznesowymi, czego efektem było opracowanie wiążącego harmonogramu prac integracyjnych.

Zakres funkcjonalny wdrożenia (moduły)

Decyzja o pełnym scaleniu spółek oznaczała konieczność zintegrowania obu platform informatycznych na każdym poziomie i w każdym obszarze, a więc:

  • Klienckim (w celu zachowania pełnej płynności obsługi dotychczasowych Klientów obu spółek oraz efektywnego pozyskiwania nowych Klientów)
  • Operacyjnym – w celu realizacji zleceń bez najmniejszej straty w zakresie terminowości czy doręczalności przesyłek
  • Finansowym – aby optymalnie rozliczyć wszystkie usługi zrealizowane na rzecz Klientów obu spółek. Dodatkowa okolicznością była tutaj fakt, iż w obu firmach wykorzystywane były różne modele rozliczeń z Klientem: Siódemka w ofercie posiadała opłatę abonamentową za miesięczny pakiet usług kurierskich, czy model rozliczeń pre-paid. W tym obszarze wyzwaniem było także scalenie danych finansowych opartych na różnych cennikach usług, także indywidualnych, często o różnym standardzie (niektóre z usług były realizowane wyłącznie przez jedną z firm)
  • Kontroli i zarządzania – w celu zachowania dotychczasowego standardu kontroli realizacji wszystkich procesów w scalanych spółkach, co wiązało się z koniecznością: rozpoznania procesów kontrolnych w obu organizacjach, standaryzacji mierzonych celów biznesowych (KPI) oraz unifikacji ich wskaźników, migracji danych z niezależnych hurtowni danych (zapewnienie ich spójności i kompatybilności formatów).

Tak szeroki zakres integracji podnosił ryzyka przedsięwzięcia, wymagał jednoczesnej realizacji na każdym z opisanych frontów funkcjonalnych w celu nieprzerwanej pracy obu organizacji. Zlecenia wysłane przez Klientów z jednej firmy musiały bez przeszkód zapisywać się w dyspozytorni drugiej firmy, podlegać wycenie na podstawie cenników tej pierwszej i trafiać na urządzenia mobilne kurierów drugiej firmy, wszystkie dane o doręczeniach zrealizowanych przez kurierów z obu zespołów kurierskich musiały zasilać centralny moduł rozliczeniowy, w celu właściwego fakturowania wszystkich zleceniodawców.

Przebieg procesu wdrożeniowego

Projekt integracji informatycznej zakładał, że obie organizacje podczas jego realizacji prowadzą swoje procesy nieprzerwanie, bez jakichkolwiek zmian. Dodatkową okolicznością podnoszącą złożoność przedsięwzięcia był fakt, że integracja wystartowała tuż przed tzw. szczytem paczkowym, co w branży kurierskiej wiąże się z lawinowym przyrostem liczby operacji realizowanych przez system. Ta sytuacja wymagała pełnej terminowości założonych kamieni milowych projektu, nie pozostawiała także żadnego marginesu na opóźnienia w przesyle danych, gdyż te oznaczały by realne straty finansowe.

Dzięki pełnemu zaangażowaniu dedykowanych do przeprowadzenia operacji zespołów z obu stron – dostawcy i Zleceniodawcy, oraz wydajnemu środowisku które dostarczyła Alfa Projekt realizacja projektu od pierwszego spotkania warsztatowego na którym zainicjowano przedsięwzięcie – do pełnej integracji obu systemów zajęła 6 miesięcy.

Biznesowe efekty wdrożenia

Efektem projektu było utworzenie systemu szyny danych – środowiska do komunikacji pomiędzy poszczególnymi modułami dwóch systemów informatycznych, umożliwiającego wydajną wymianę danych online pomiędzy nimi. Pozwoliło to na efektywną integrację obu spółek w obszarze technicznym oraz biznesowym.

Poznaj inne wdrożenia zrealizowane
przez zespół Alfa Projekt



DPD Polska jest częścią DPD group, drugiej pod względem wielkości międzynarodowej sieci kurierskiej w Europie. Firma rozpoczęła działalność na polskim rynku w 2002 roku, kiedy spółka Masterlink Express została przedstawicielem DPD, dzięki czemu zyskała dostęp do sieci obejmującej ponad 30 krajów Europy. Dzięki przejęciu Air Cargo Poland w tym samym roku spółka poszerzyła wachlarz usług o działalność celną i spedycyjną – lotniczą, morską i drogową. W 2014 r. DPD Polska zrealizowała transakcję zakupu firmy kurierskiej Siódemka S.A., po której stała się wiodącą firmą na polskim rynku usług kurierskich. Grupa kapitałowa DPD Polska obejmuje firmę kurierską DPD, firmę DPD Strefa Paczki, której oferta przeznaczona jest dla klientów indywidualnych oraz agencję celną Air Cargo Poland. Spółka zatrudnia obecnie ponad 6 tys. kurierów.

Przejęcie spółki Siódemka S. A przez DPD Polska przyniosło ze sobą ogromne technologiczne wyzwanie. Obie spółki realizowały co prawda podobne procesy operacyjne, ale przepływy tych procesów były od siebie zasadniczo różne. Ponadto były one wspierane przez dwa niezależne systemy informatyczne, oparte na różnych technologiach. W związku ze strategiczną decyzją o pełnym połączeniu obu spółek – także operacyjnym – oba systemy IT musiały zostać ze sobą w pełni zintegrowane, w celu sprawnej wymiany wszystkich danych operacyjnych (realizacja usług), finansowych (rozliczenia z Klientami obu spółek) oraz biznesowych (kontrakty i oferty).

Alfa Projekt jako wieloletni partner i strategiczny dostawca rozwiązań IT dla Siódemki, odpowiedzialnym za rozwój infrastruktury spółki w naturalny sposób stała się odpowiedzialna za realizację procesu integracji. Analitycy biznesowi i architekci systemu Alfa Projekt znający doskonale mapy procesów wewnętrznych i zastosowane w systemie rozwiązania wymiany danych byli w stanie w sposób sprawny przygotować kompletną dokumentację techniczną, zmapować procesy przebiegające po drugiej stronie i na podstawie ich porównania określić odcinki o największym ryzyku, zdefiniować potencjalne problemy i zaprojektować ich rozwiązania. Opracowana w ten sposób dokumentacja analityczna została skonfrontowana z wymaganiami biznesowymi, czego efektem było opracowanie wiążącego harmonogramu prac integracyjnych.

Decyzja o pełnym scaleniu spółek oznaczała konieczność zintegrowania obu platform informatycznych na każdym poziomie i w każdym obszarze, a więc:

  • Klienckim (w celu zachowania pełnej płynności obsługi dotychczasowych Klientów obu spółek oraz efektywnego pozyskiwania nowych Klientów)
  • Operacyjnym – w celu realizacji zleceń bez najmniejszej straty w zakresie terminowości czy doręczalności przesyłek
  • Finansowym – aby optymalnie rozliczyć wszystkie usługi zrealizowane na rzecz Klientów obu spółek. Dodatkowa okolicznością była tutaj fakt, iż w obu firmach wykorzystywane były różne modele rozliczeń z Klientem: Siódemka w ofercie posiadała opłatę abonamentową za miesięczny pakiet usług kurierskich, czy model rozliczeń pre-paid. W tym obszarze wyzwaniem było także scalenie danych finansowych opartych na różnych cennikach usług, także indywidualnych, często o różnym standardzie (niektóre z usług były realizowane wyłącznie przez jedną z firm)
  • Kontroli i zarządzania – w celu zachowania dotychczasowego standardu kontroli realizacji wszystkich procesów w scalanych spółkach, co wiązało się z koniecznością: rozpoznania procesów kontrolnych w obu organizacjach, standaryzacji mierzonych celów biznesowych (KPI) oraz unifikacji ich wskaźników, migracji danych z niezależnych hurtowni danych (zapewnienie ich spójności i kompatybilności formatów).

Tak szeroki zakres integracji podnosił ryzyka przedsięwzięcia, wymagał jednoczesnej realizacji na każdym z opisanych frontów funkcjonalnych w celu nieprzerwanej pracy obu organizacji. Zlecenia wysłane przez Klientów z jednej firmy musiały bez przeszkód zapisywać się w dyspozytorni drugiej firmy, podlegać wycenie na podstawie cenników tej pierwszej i trafiać na urządzenia mobilne kurierów drugiej firmy, wszystkie dane o doręczeniach zrealizowanych przez kurierów z obu zespołów kurierskich musiały zasilać centralny moduł rozliczeniowy, w celu właściwego fakturowania wszystkich zleceniodawców.

Projekt integracji informatycznej zakładał, że obie organizacje podczas jego realizacji prowadzą swoje procesy nieprzerwanie, bez jakichkolwiek zmian. Dodatkową okolicznością podnoszącą złożoność przedsięwzięcia był fakt, że integracja wystartowała tuż przed tzw. szczytem paczkowym, co w branży kurierskiej wiąże się z lawinowym przyrostem liczby operacji realizowanych przez system. Ta sytuacja wymagała pełnej terminowości założonych kamieni milowych projektu, nie pozostawiała także żadnego marginesu na opóźnienia w przesyle danych, gdyż te oznaczały by realne straty finansowe.

Dzięki pełnemu zaangażowaniu dedykowanych do przeprowadzenia operacji zespołów z obu stron – dostawcy i Zleceniodawcy, oraz wydajnemu środowisku które dostarczyła Alfa Projekt realizacja projektu od pierwszego spotkania warsztatowego na którym zainicjowano przedsięwzięcie – do pełnej integracji obu systemów zajęła 6 miesięcy.

Efektem projektu było utworzenie systemu szyny danych – środowiska do komunikacji pomiędzy poszczególnymi modułami dwóch systemów informatycznych, umożliwiającego wydajną wymianę danych online pomiędzy nimi. Pozwoliło to na efektywną integrację obu spółek w obszarze technicznym oraz biznesowym.